Facilitation & Formation

Faciliter les réunions

Les réunions d’équipes sont comme les repas de famille : elles peuvent devenir de vraies corvées lorsque elles sont « sabotées » par des retard au démarrage, un déséquilibre de la participation (certains parlent trop, d’autres se taisent voire se désengagent, privant le collectif de leurs idées), des conflits larvés qui entraînent des débats stériles et une mauvaise ambiance, des apartés qui divisent, des critiques et du cynisme, un ennui dissimulé derrière un écran, des prolongations de la réunion et pour finir des décisions reportées. Alain Cardon illustre ce phénomène des processus relationnels dysfonctionnels par la métaphore du “tuyau percé” Si le temps passé en réunion est trop important et frustrant, c’est parce que le processus de ces réunions est souvent déstructuré et altéré : il y a des trous dans le tuyau : par exemple manque de ponctualité, de rythme des séquences de discussion, de priorisation des sujets, souvent une incapacité se décoller des urgences du quotidien pour prendre la hauteur sur les sujets de fond, et au final c’est le découragement qui l’emporte… Le problème n’est pas un manque de temps, mais un manque de performance de ces réunions, et partant, des interactions dans ces équipes : le tuyau-processus est percé, il faut le réparer. Passer moins de temps en réunion pour plus de résultat nécessite d’apprendre à travailler autrement en se centrant sur le nombre et qualité des décisions à prendre, car c’est la raison d’être d’une réunion d’équipe.

La réunion en co-leadership : une approche pragmatique et qui engage chacun

La réunion est comme l’ADN, le « concentré » d’une équipe; elle contient en elle toutes les informations sur le système vivant qu’est l’équipe. En agissant sur le processus de la réunion, on peut apprendre à transformer les interactions entre les co-équipiers et partant, l’ambiance et l’énergie d’équipe. L’outil systémique de la réunion en co-leadership permet d’apprendre à faire des réunions créatives, vraiment participatives, courtes et efficaces parce qu’il repose sur le principe de co-responsabilité suivant : Chacun est responsable à 100% des dysfonctionnements et des résultats de l’équipe. Une fois qu’une équipe a été initiée au mécanisme de la réunion en co-leadership, il devient impossible de rejeter la faute sur les autres : chacun a les moyens et la permission de faire changer les choses pour co-créer des réunions performantes.

Effets de la réunion en co-leadership sur les équipes

• Améliorer les relations entre membres de l’équipe en permettant une parole sincère et bienveillante;

• Renforcer la co-responsabilité du fonctionnement et des résultats de l’équipe;

• Prendre des décisions collectives plus rapidement et les appliquer;

• Renforcer les compétences managériales des membres de l’équipe par la pratique du leadership partagé et du feedback;

• Développer la transversalité en renforçant les interfaces entre services/départements/BU…

Le processus de réunion en co-leadership est, en lui-même, un processus de formation et développement managérial “inséré” au sein des réunions. Il contribue à l’instauration d’une organisation apprenante.

Objectifs:

1. Prendre conscience de son « rôle préféré » dans le collectif et de la pertinence d’en changer;

2. Apprendre à auto-diagnostiquer les processus collectifs qui obèrent l’efficacité des réunions;

3. S’entraîner à donner des feedbacks bienveillants qui donnent envie d’agir autrement;

4. Retrouver plaisir à faire des réunions créatives et efficaces avec son équipe.

Modalités :

1 journée d'atelier alternant pratique, debriefings et apports sur l’approche systémique.

La pédagogie inclue 1h de debriefing téléphonique par participant dans les 2 mois suivant la formation pour ancrer les apprentissages et une supervision de réunion in situ + debriefing collectif.

Pour qui? Pour les équipes constituées, pour des responsables d’équipe (10 max) qui souhaitent transformer leurs réunions et renforcer l’engagement et l’intelligence collective.

Faciliter la cohésion d’équipe

La cohésion a été endommagée par les confinements et le télétravail généralisé peut aussi contribuer à desserrer les liens. Les nouveaux arrivants ne connaissent pas encore tous leurs collègues sauf à travers l’écran des visioconférences. L’entretien de l’équipe, des relations et de l’ambiance est l’un des 4 piliers de l’équipe avec le partage d’information, la prise de décision et l’élaboration-construction de solutions aux problèmes. La cohésion est la condition des 3 autres activités d’un collectif, et à ce titre elle est essentielle car synonyme de confiance et d’oser dire.

Faciliter l’inclusion

Dysfonctionnements classiques des équipes multiculturelles

• Absence de « règles de vie » qui limite le développement du potentiel,

• Difficulté de se donner du feedback faute d’un « langage commun »: rétention d’information, non-dits et frustrations,

• Cloisonnement et surcharges de travail dus à la non-coopération,

• Accumulation d’erreurs et rejet de la « faute » sur les autres, équipiers, équipes ou départements,

• Absence d’entretien de l’équipe (activités de team building et rituels de socialisation réguliers…).

Effets de la facilitation

Les discrimination les plus dénoncées dans le monde du travail en France sont liées au genre, à l'âge et au handicap. Mais il existe aussi de fortes discriminations liées aux origines, à l'orientation sexuelle, à l'appartenance religieuse et à l'apparence physique. J'ai conçu une session de sensibilisation qui crée un espace de confiance pour échanger sur ces thèmes sensibles et permettre des prises de conscience sur :

1. les stéréotypes et préjugés transmis par notre environnement familial, social et professionnel,

2. les émotions primaires qui nous animent dans la relation à l'autre : peur, colère, tristesse, honte... Elles nous alertent sur nos besoins non-satisfaits (sécurité, respect, confiance, identité, reconnaissance...)

3. les jugements que nous construisons pour nous adapter aux situations stressantes et qui peuvent inconsciemment nous empêcher d'accueillir l’altérité et d'inclure des personnes un peu différentes,

4. la possibilité de prendre de la hauteur par rapport à nos propres jugements pour adopter une communication bienveillante et un comportement vraiment inclusifs.